İrsaliye

İrsaliye, bir malın bir yerden başka bir yere taşındığını, kimden kime ve hangi miktarda gönderildiğini gösteren, mal hareketi sırasında malın yanında bulunan belgedir.

İrsaliye nedir sorusunun kısa cevabı şudur: irsaliye, bir malın satıcıdan alıcıya ya da bir depodan başka bir adrese taşındığını gösteren ve taşıma boyunca malın yanında bulunan belgedir. Üzerinde gönderen, alıcı, malın cinsi ve miktarı, sevk tarihi gibi bilgiler yer alır. Türkiye'de irsaliyenin dayanağı Vergi Usul Kanunu'dur; belge, malın kayıt dışı dolaşmasını önlemeye ve teslimi belgelemeye yarar.

İrsaliye bir ödeme belgesi değildir; ne kadar ödeneceğini değil, neyin nereye gittiğini gösterir. Bu yüzden faturayla sık karıştırılır. Aşağıda irsaliyenin ne işe yaradığını, türlerini, nakliye ve kurye işlerinde nasıl karşınıza çıktığını ve sık yapılan karışıklıkları bulacaksınız.

İrsaliye ne işe yarar?

İrsaliyenin ilk işlevi mal hareketini belgelemektir. Bir koli, palet ya da araç dolusu ürün yola çıktığında, bu malın kime ait olduğu ve nereye gittiği irsaliyeden anlaşılır. Yolda yapılan bir denetimde sürücünün elindeki irsaliye, taşınan malın bir ticari işlemin parçası olduğunu gösterir.

İkinci işlevi teslimi kanıtlamaktır. Alıcı malı teslim alırken irsaliyedeki miktarla gelen ürünü karşılaştırır; eksik ya da hasarlı ürün varsa bunu not eder. Böylece fatura kesilirken ya da bir anlaşmazlık çıktığında iki tarafın elinde aynı kayıt bulunur. Teslim anını ayrıca kayda geçirmek için kullanılan belge için teslim tutanağı maddesine bakabilirsiniz.

İrsaliye düzenleme yükümlülüğü 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ile belirlenir; uluslararası karşılığı için İngilizce Vikipedi’deki waybill maddesi faydalıdır.

İrsaliye türleri nelerdir?

Günlük ticarette en sık karşılaşılan tür sevk irsaliyesidir: malı gönderen satıcı ya da işletme tarafından düzenlenir ve malın sevkini gösterir. Taşıma işini meslek olarak yapan nakliyecilerin düzenlediği belgeye ise taşıma irsaliyesi denir; bu belge, taşımacının kimin malını hangi güzergâhta taşıdığını gösterir.

Bir de irsaliyeli fatura vardır: fatura ile irsaliyenin tek belgede birleştirildiği bu biçim, mal teslim edilirken faturanın da hazır olduğu durumlarda kullanılır. Belgeler kâğıt olarak düzenlenebildiği gibi elektronik ortamda da düzenlenebilir; elektronik sürümü e-irsaliye maddesinde ayrıca anlattık.

Kurye ve nakliyede irsaliye

Bir işletme müşterisine ticari mal gönderdiğinde irsaliyeyi hazırlamak göndericinin işidir; kurye ya da sürücü belgeyi düzenlemez, yalnız malla birlikte taşır ve teslimde alıcıya verir. Kamyonet veya kamyonla yapılan şehir içi nakliye işlerinde irsaliyenin aracın kabininde, kolay ulaşılır bir yerde durması iyi bir alışkanlıktır.

GönderJet'te bir nakliye talebi açarken malın irsaliyeli gideceğini ve teslimde imzalı nüshanın geri getirilmesini istiyorsanız bunu talep notuna yazın; sürücü işi kabul etmeden önce ne beklendiğini bilir. Küçük hacimli ticari gönderilerde de aynı kural geçerlidir. Nakliyeciyle çalışmadan önce sorulacaklar için nakliyeci seçerken sorulacak sorular yazısı yol gösterir.

İrsaliye ile fatura arasındaki fark

Fatura, satılan mal ya da hizmetin bedelini gösteren ve alıcının ödeme borcunu belgeleyen belgedir. İrsaliye ise fiyatla değil, malın fiziksel hareketiyle ilgilidir. Bir satışta ikisi birlikte bulunabilir ama aynı işi görmezler: fatura parayı, irsaliye malı izler.

Uygulamada fatura malın teslimiyle aynı anda ya da sonrasında düzenlenebilir; irsaliye ise mal yola çıkarken hazır olmalıdır. Belgelerin ne zaman ve hangi biçimde düzenleneceğine dair kurallar değişebildiği için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel düzenlemesini ve mali müşavirinizi kontrol edin. Taşımanın genel çerçevesi için lojistik maddesine göz atabilirsiniz.