e-İrsaliye

e-İrsaliye, kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenen, saklanan ve alıcıya elektronik olarak iletilen sürümüdür; hukuki işlevi kâğıt irsaliyeyle aynıdır.

e-İrsaliye, malın sevkini gösteren sevk irsaliyesinin elektronik biçimidir. Belge kâğıda basılarak değil, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği standartlarda elektronik ortamda düzenlenir, alıcıya elektronik olarak iletilir ve yine elektronik ortamda saklanır. Taşıdığı bilgi ve gördüğü iş kâğıt irsaliyeyle aynıdır: malın kimden kime, hangi miktarda ve ne zaman sevk edildiğini belgeler.

Bu maddede e irsaliye sisteminin nasıl çalıştığını, kâğıt irsaliyeden ve e-faturadan farkını, kurye ve nakliye işlerinde nasıl karşınıza çıktığını bulacaksınız. Vergi mevzuatı değişebildiği için kimlerin bu sisteme geçmek zorunda olduğunu burada anlatmıyoruz; Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel düzenlemesini ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-İrsaliye nasıl çalışır?

e-İrsaliye düzenleyen işletme, belgeyi kendi yazılımında ya da kullandığı elektronik belge hizmeti üzerinden hazırlar. Belge elektronik olarak imzalanır ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın sistemi üzerinden alıcıya iletilir. Alıcı sisteme kayıtlıysa belge doğrudan onun elektronik kutusuna düşer.

Sistemin kâğıt irsaliyede olmayan bir parçası da e-irsaliye yanıtıdır: alıcı, malı teslim aldıktan sonra kabul ettiği miktarı ve varsa eksik ya da fazla ürünü elektronik yanıtla bildirebilir. Böylece gönderici, teslim sonucunu kâğıt nüshanın geri gelmesini beklemeden görür.

e-İrsaliye uygulamasının güncel kılavuz ve duyuruları Gelir İdaresi Başkanlığı e-Belge portalında yayımlanır.

Kâğıt irsaliye ile e-irsaliye arasındaki fark

İki belge aynı işi görür; fark, belgenin nasıl üretildiği, iletildiği ve saklandığındadır. Kâğıt irsaliye matbaada basılmış seri ve sıra numaralı formlara yazılır, nüshaları elden dağıtılır ve arşivde fiziksel olarak saklanır. e-İrsaliye ise elektronik ortamda oluşur, alıcıya anında ulaşır ve elektronik arşivde durur.

İşletme açısından en belirgin kazanım takiptir: hangi belgenin kime gittiği, alıcının yanıt verip vermediği tek ekrandan görülür. Belgenin kaybolması, yıpranması ya da yanlış nüshanın dosyalanması gibi kâğıt kaynaklı sorunlar da azalır. Genel kavram için irsaliye maddesine bakabilirsiniz.

Kurye ve nakliyede e-irsaliye

Belge elektronik olsa da mal yine fiziksel olarak taşınır. e-İrsaliyeyi düzenlemek göndericinin işidir; sürücü yalnız malı taşır. Yolda belgenin nasıl ibraz edileceği ve alıcı sisteme kayıtlı değilse belgenin ona nasıl ulaştırılacağı da düzenlemede tanımlıdır; göndericinin bu adımları sevkten önce netleştirmesi gerekir.

GönderJet'te bir şehir içi nakliye ya da kurye talebi açarken gönderinin e-irsaliyeli olduğunu ve sürücüden bir çıktı ya da belge numarası taşımasını beklediğinizi talep notuna yazın. Düzenli ticari gönderileri olan işletmeler için işletme hesabı adres defteri ve toplu talep imkânı sunar. Nakliyede sık kullanılan diğer terimler için lojistik ve palet maddelerine bakın.

e-İrsaliye ile e-fatura karıştırılmasın

e-Fatura satışın bedelini, e-irsaliye ise malın hareketini gösterir. İkisi de elektronik belge olduğu ve çoğu zaman aynı yazılımdan düzenlendiği için karıştırılır; ancak birinin varlığı diğerinin yerini tutmaz. Bir satışta mal yola çıkarken e-irsaliye, satış kayda geçerken e-fatura düzenlenebilir.

Hangi işletmenin hangi elektronik belgeyi kullanacağı ve geçiş kuralları zaman içinde güncellenebilir. Bu yüzden eşik ve tarih gibi ayrıntılar için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel duyurularını takip edin ve mali müşavirinize danışın. Nakliye hizmetinin geneli için nakliye kategorisine göz atabilirsiniz.