Ofis Taşıma Kontrol Listesi: Dönem Dönem Yapılacaklar

Ofis taşıma kontrol listesi beş döneme ayrılır: karar verildiğinde, taşımadan haftalar önce, son hafta, taşıma günü ve taşımadan sonra. Her dönemin maddelerini işaretleyerek ilerlemek hiçbir işin unutulmamasını sağlar.

Bu yazı, ofis taşıma sürecinde yazdırıp duvara asabileceğiniz, ekibinizle paylaşabileceğiniz bir kontrol listesidir. Maddeler dönemlere göre sıralandı; her dönemdeki işler bitmeden bir sonrakine geçmemek, taşıma gününü sürprizsiz geçirmenin en basit yoludur.

Listeyi kullanmadan önce bir noktayı hatırlatalım: GönderJet taşıma için şoförlü aracı bulur, ancak paketleme, söküm-montaj ve taşıma ekibi gibi işleri sizin planlamanız gerekir. Bu yüzden listedeki maddelerin çoğu sizin ekibinize düşer. Her maddenin neden önemli olduğunu ayrıntılı okumak isterseniz ofis taşıma rehberine, hizmetin genel çerçevesi için ofis taşıma sayfamıza bakabilirsiniz.

1- Taşınma kararı verildiğinde

Bu dönemin amacı, taşımanın çerçevesini çizmektir. Kimin sorumlu olduğu, ne zaman taşınılacağı ve yeni ofisin sizden ne beklediği netleşmeden yapılan paketleme ya da araç talebi sonradan değişmek zorunda kalır. Aşağıdaki maddeleri ilk toplantıda konuşup işaretleyin.

• Taşıma sorumlusu belirlendi ve ekibe duyuruldu.
• Taşıma tarihi ve yedek tarih seçildi.
• Yeni ofisin kat planı ve oda ölçüleri alındı.
• Eski ofisin kira sözleşmesindeki teslim koşulları okundu.
• Yeni ofiste internet ve elektrik aboneliği için başvuru yapıldı.
• Her departmandan bir sorumlu seçildi.

Tarih seçerken ay sonu kapanışı, önemli teslimler ve yoğun satış dönemleri gibi iş takviminizi zorlayacak günlerden uzak durun. Yedek tarih belirlemek, bina yönetiminin önerdiğiniz günü kabul etmemesi durumunda plana hızla dönmenizi sağlar.

Ticari eşya taşımacılığının yetki belgesi ve sorumluluk kuralları 4925 sayılı Karayolu Taşıma Kanunu ile belirlenir; güncel yönetmelik ve duyurular Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığı sitesinde yayımlanır.

2- Taşımadan haftalar önce

Bu dönem envanter ve bina yazışmalarının dönemidir. Taşınacak her şeyin bir listesi çıkmalı, yeni ofiste nereye gideceği belirlenmeli ve iki binanın kuralları yazılı olarak öğrenilmelidir. Bu işler bitmeden araç büyüklüğü ve taşıma süresi hakkında sağlıklı bir karar veremezsiniz.

• Numaralı envanter çıkarıldı, her kalem yeni ofisteki odayla eşleştirildi.
• Taşınmayacak eşyalar ayrıldı; satış, bağış ya da geri dönüşüm planlandı.
• Arşivde saklanması gereken belgeler muhasebe ve hukukla birlikte belirlendi.
• İki bina yönetiminden taşınma saatleri, yük asansörü ve araç yanaşma bilgisi yazılı alındı.
• Sökülmesi gereken mobilyalar ve bunu yapacak kişiler belirlendi.
• Koli, bant, koruyucu malzeme ve etiket siparişi verildi.

Arşiv ya da stok ürünlerinizi paletler hâlinde taşıyacaksanız palet sayısını ve boyutunu da envantere ekleyin; bu bilgi araç seçimini doğrudan etkiler. Terim hakkında kısa bilgi için palet nedir maddesine bakabilirsiniz.

3- Son hafta

Son hafta paketlemenin ve araç talebinin haftasıdır. Az kullanılan alanlardan başlayarak kolileyin; masalar ve günlük kullanılan cihazlar en sona kalsın. Araç talebini, eşya listeniz netleştikten sonra ama taşıma gününe sıkıştırmadan açın.

• Arşiv, depo ve ortak alanlar paketlendi, koliler oda ve envanter numarasıyla etiketlendi.
• Bilgi işlem verilerin yedeğini aldı ve yedeği doğruladı.
• Kablolar etiketlendi, cihaz bağlantıları fotoğraflandı.
• Yük asansörü rezervasyonu teyit edildi.
• Araç talebi açıldı; eşya özeti, ölçüler, kat, saat ve taşıma elemanı ihtiyacı açıklamaya yazıldı.
• Çalışanlara kendi masalarını paketleme talimatı verildi.

Talebi nakliye talep formundan açabilirsiniz. Araç türüne karar veremediyseniz koli ve cihaz ağırlıklı yük için panelvan, hacimli mobilya için şoförlü kamyonet sayfalarına göz atın. Ağır yüklerde aracın ne kadar taşıyabileceğini ruhsattan okumayı tonaj maddesinde anlattık.

4- Taşıma günü

Taşıma günü listesi kısa ama kritiktir. Sorumlu kişi sürücünün muhatabıdır ve telefonu açık olmalıdır. Aracı haritada canlı izleyebildiğiniz için yeni ofisteki karşılama ekibini aracın varış saatine göre hazırlayabilirsiniz.

• Aracın yanaşacağı yer boş, asansör hazır.
• Yükleme sırası sürücüyle konuşuldu: önce mobilya, sonra koli, en son cihazlar.
• Kritik belgeler ve diskler ayrı ve gözetim altında.
• Yeni ofiste kolileri odalara yönlendirecek bir kişi kapıda.
• Boşaltma sonrası envanter sayıldı, eksik ya da hasar varsa not alındı.
• Eski ofiste dolaplar, çekmeceler ve depo son kez kontrol edildi.

Taşıma sırasında bir sözleşmenin ya da imzalı belgenin gün içinde karşı tarafa ulaşması gerekirse bunu yük aracına bağlamayın; ayrı bir evrak kurye çağırmak daha hızlıdır. İş bitince sürücüyü puanlamayı unutmayın.

5- Taşımadan sonra

Taşıma bittiğinde listenin son bölümü başlar. Amaç, ekibin en kısa sürede normal çalışma düzenine dönmesi ve eski ofisle ilişkinin temiz bir şekilde kapanmasıdır.

• İnternet, sunucu ve yazıcılar çalışıyor.
• Her çalışanın masası ve bilgisayarı kuruldu.
• Eski ofisin anahtarları ve geçiş kartları teslim edildi, boş hâlinin fotoğrafı çekildi.
• Yeni adres web sitesine, faturalara, müşterilere ve tedarikçilere bildirildi.
• Kurye ve kargo hesaplarındaki gönderici adresi güncellendi.

Düzenli gönderi yapan bir ofisseniz GönderJet'te bir işletme hesabı açarak yeni adresinizi ve sık kullandığınız alıcı adreslerini adres defterine kaydedebilirsiniz. Taşımada çalıştığınız sürücü ya da firmayı değerlendirirken sorulacak soruları nakliyeci seçerken yazısında bulabilirsiniz; şehir içindeki diğer taşıma türleri için şehir içi nakliye sayfasına bakın.

İlk iş gününe hazırlık

Taşıma bittikten sonraki ilk iş gününde internet, yazıcı ve telefon hatlarının çalıştığını sabah erkenden kontrol edin. Çalışanlara yeni ofisin giriş bilgilerini önceden iletin.

6- Listeyi ofisinize göre uyarlamak

Her ofis aynı değildir; bu liste bir başlangıç noktasıdır. Birkaç kişilik bir ofiste dönemler kısalır, bazı maddeler tek bir toplantıda biter. Sunucu odası, laboratuvar, showroom ya da büyük bir arşivi olan işletmelerde ise her dönem için ek maddeler gerekir: özel cihazların üretici talimatına göre sökülmesi, numune ve stok ürünlerinin sayımı, müşteri ziyaretlerinin geçici olarak başka bir yere yönlendirilmesi gibi.

Listeyi uyarlamanın pratik yolu, her departman sorumlusundan kendi alanına özel maddeleri eklemesini istemektir. Muhasebe arşiv kararlarını, bilgi işlem cihaz ve bağlantı listesini, idari işler bina ve abonelik maddelerini yazar. Tüm maddeler ortak bir tabloda toplanır ve her maddenin yanına sorumlu kişinin adı eklenir. Taşıma sonrasında listeyi saklayın; bir sonraki taşınmada ya da şubeler arası eşya transferinde hazır bir şablonunuz olur. Şubeleriniz arasında düzenli eşya ya da evrak gidip geliyorsa bu gönderiler için ayrı bir plan yapmak, taşıma gününü yalnızca taşımaya ayırmanızı sağlar.