Evrak Kuryeyle Hangi Belgeler Gönderilir?

Evrak kuryeyle en çok ıslak imzalı sözleşmeler, vekâletname ve dilekçeler, fatura ve muhasebe evrakı, teklif dosyaları ile tapu, kira ve okul gibi kişisel belgeler gönderilir; ortak noktaları aslının karşı tarafa ulaşması gerekmesidir.

Kısa cevap: evrak kurye ile gönderilen belgelerin ortak noktası, taranmış kopyanın yetmemesi ve aslının karşı tarafa aynı gün ulaşması gerekmesidir. Islak imzalı sözleşmeler, bir kuruma teslim edilecek dilekçeler, kaşeli faturalar, teklif ve ihale dosyaları, tapu ya da kira işlemleri için belgeler bu grubun başında gelir.

Bu yazıda belge türlerini kullanıcı grubuna göre ele alıyor, her birinde nelere dikkat etmek gerektiğini anlatıyor ve belgeyi kuryeye vermeden önce yapılacak kontrolleri sıralıyoruz. Hizmetin genel işleyişi ve ücret hesabı için evrak kurye sayfasına bakabilirsiniz.

1- Evrak kuryeyle en sık gönderilen belgeler

Kurye ile taşınan belgeleri işlevine göre beş grupta toplamak mümkündür. İlk grup imza için dolaşan belgelerdir: sözleşmeler, protokoller, ek sözleşmeler ve taahhütnameler. İkinci grup bir kuruma ya da kişiye teslim edilecek başvuru ve dilekçelerdir. Üçüncü grup muhasebe ve finans evrakıdır; kaşeli fatura, imzalı mutabakat, banka talimatı gibi. Dördüncü grup ticari dosyalardır: teklif dosyaları, numune ile birlikte giden teknik şartnameler, ihale evrakı. Beşinci grup ise bireylerin kişisel belgeleridir.

Bu belgelerin hepsinde ortak bir soru vardır: karşı taraf aslını mı istiyor, yoksa bir kopya yeterli mi? Kopya yetiyorsa e-posta hem hızlı hem ücretsizdir. Aslı gerekiyorsa ve belge aynı gün ulaşmalıysa kargo yerine kurye tercih edilir; iki yöntemin farkını kargo ile kurye arasındaki farklar yazısında karşılaştırdık.

Resmî belgelerin onayı ve aslının teslimi konusunda Vikipedi’deki noter maddesi genel bir çerçeve sunar; evrak taşıyan kurye hizmetlerinin yasal dayanağı ise 6475 sayılı Posta Hizmetleri Kanunudur.

2- Hukuk büroları ve mali müşavirler için tipik işler

Hukuk bürolarında kurye işlerinin çoğu imza turudur: müvekkile imzalatılacak bir sözleşme ya da vekâletname gönderilir, imzalanan nüsha büroya geri döner. Bazen de bir belgenin karşı tarafa ya da bir kuruma teslim edilmesi gerekir. Bu işlerde asıl risk, belgenin eksik imzayla geri gelmesidir; imza atılacak sayfaları yapışkan notla işaretlemek bu riski önemli ölçüde azaltır.

Mali müşavirlerde ise akış genellikle müşteriden büroya doğrudur: faturalar, banka dökümleri, imzalı beyan ekleri toplanır. Dönem sonlarında aynı gün birden çok müşteriden evrak toplamak gerektiğinde her biri için ayrı talep açmak yerine işletme hesabının adres defteri ve toplu talep özelliği iş yükünü hafifletir. Teslimin kanıtlanması gereken durumlar için teslim tutanağı hazırlamak iyi bir alışkanlıktır.

3- Kişisel belgeler: tapu, kira, okul ve hastane evrakı

Evrak kurye yalnız şirketlerin kullandığı bir hizmet değildir. Tapu işlemi için bir yakınına belge yetiştiren, kira sözleşmesini ev sahibine imzalatan, okul kaydı için istenen belgeyi götüremeyen ya da hastaneden çıkan bir raporu aile üyesine ulaştırmak isteyen bireyler de sık sık kuryeye başvurur. Bu işlerin çoğu tek seferliktir ve üye olmadan ilerlemek daha pratiktir.

Kişisel belgelerde en önemli nokta, belgenin tek nüsha olup olmadığıdır. Kimlik, pasaport ya da tapu gibi yeniden çıkarılması zahmetli belgeleri göndermeden önce mutlaka fotokopisini ya da fotoğrafını alın. Tek seferlik bir gönderi için evrak kurye talebi bırakabilir ya da genel kurye çağır sayfasını kullanabilirsiniz; ekibimiz sizi arayıp ayrıntıları konuşur.

4- Belgeyi kuryeye hazırlamak: zarf, etiket, kopya

Belgenin yola nasıl çıktığı, teslimin ne kadar sorunsuz olacağını belirler. Belgeyi katlamadan, boyutuna uygun bir zarfa koyun; çok sayfalı dosyalarda sayfaların dağılmaması için klips ya da poşet dosya kullanın. Zarfın üzerine alıcının adını, gerekiyorsa firma ve birim adını açıkça yazın. Birden çok zarf aynı kuryeyle farklı adreslere gidecekse her zarfı ayrı etiketleyin.

Yağmurlu havalarda zarfı su geçirmez bir poşete koymak belgeyi korur; kurye çantası belgeyi dış etkenlere karşı korusa da kâğıdın ıslanması geri dönüşü olmayan bir hasardır. Kuryenin taşıma düzenini kurye çantası maddesinde anlattık. Son olarak belgenin bir kopyasını ya da fotoğrafını kendinizde tutun; bu, olası bir tartışmada neyin gönderildiğini gösterir.

5- Değerli ve tek nüsha belgeleri göndermek

Bazı belgelerin kaybı ya da gecikmesi ciddi sonuçlar doğurur: son günü olan bir başvuru, yeniden çıkarılması haftalar sürebilecek bir belge ya da bir ticari teklifin tek imzalı nüshası. Bu tür gönderilerde kurye seçiminin yanında süreci de sıkı tutmak gerekir. Alıcıyı önceden arayıp belgenin geleceğini haber vermek, teslimde doğru kişinin kapıda olmasını sağlar.

GönderJet'te talep açıldığında iş yakındaki onaylı kuryelere düşer, ilk kabul eden kurye belgeyi almaya gelir ve siz yolculuğu haritada canlı izlersiniz. Teslimden sonra alıcıyı arayıp belgenin eline geçtiğini teyit etmek son adımdır. Son teslim saati olan işlerin nasıl planlanacağını noter ve ihale evrakı gönderimi yazısında, dakikaların önemli olduğu durumları acil kurye sayfasında ele aldık. Motosikletin taşıyabildiği diğer gönderiler için moto kurye sayfasına bakabilirsiniz.

6- E-posta mı, kargo mu, evrak kurye mi?

Her belge için kurye çağırmak gerekmez; doğru yöntemi seçmek hem zaman hem para kazandırır. Karar için üç soru yeterlidir. Karşı taraf belgenin aslını istiyor mu? İstemiyorsa taranmış kopyayı e-postayla göndermek en hızlı yoldur. Aslı gerekiyorsa ikinci soruya geçin: belge bugün mü ulaşmalı? Birkaç günlük süre varsa ve alıcı başka bir şehirdeyse kargo mantıklı bir seçimdir.

Üçüncü soru, belgenin kimin elinden geçeceğinin önemli olup olmadığıdır. Gizlilik taşıyan bir sözleşme, bir ihale dosyası ya da bir personel dosyası için belgenin tek kişinin sorumluluğunda kalması tercih edilir. Aslı gereken, aynı gün ulaşması gereken ve tek elde kalması istenen belgelerde evrak kurye doğru seçimdir. Düzenli evrak trafiği olan şirketler için kurye hizmetini nasıl değerlendireceğinizi kurye firması seçerken dikkat edilecek kriterler yazısında anlattık.